Nach § 20 Absatz 1 Satz 1 Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV) sind für internetbasierte Fahrzeugzulassungsverfahren sichere Identifizierungsverfahren von natürlichen und juristischen Personen vorgeschrieben. Ausnahme: Eine Außerbetriebsetzung erfordert unter den Voraussetzungen des § 24 Absatz 4 Satz 1 FZV keinen Identitätsnachweis. Die sichere Identifizierung einer natürlichen Person erfolgt anhand eines Nutzerkontos nach § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes, eines elektronischen Identitätsnachweises nach § 18 des Personalausweisgesetzes, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes, oder anhand eines anderen elektronischen Identifizierungsmittels. Die Gleichwertigkeit der Sicherheit von Verfahren ist gegeben, wenn das Verfahren einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgestellten und im Bundesanzeiger bekannt gegebenen Verfahren genügt. Die sichere Identifizierung einer juristischen Person, einer Behörde, einer Vereinigung, sofern ihnen ein Recht zustehen kann, oder einem beruflich Selbstständigen als Halter, erfolgt anhand eines Organisationskontos nach § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes oder eines anderen elektronischen Identifizierungsmittels. Die Gleichwertigkeit der Sicherheit von Verfahren ist gegeben, wenn das Verfahren einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgestellten und im Bundesanzeiger bekannt gegebenen Verfahren genügt.
Die eingegebenen Daten werden durch das Portal erhoben, gespeichert, verwandt und dabei maschinell verifiziert, mit den im Zentralen Fahrzeugregister gespeicherten Daten, sofern diese vorhanden sind, abgeglichen und durch ein automatisiertes Programm im Portal auf das Vorliegen der jeweiligen Antragsvoraussetzungen geprüft. Führen die Erhebung, Speicherung und Verwendung und die dabei erfolgende Verifizierung zu einem Ergebnis, das einer antragsgemäßen Entscheidung entgegenstünde, wird dies im internetbasierten Dialog angezeigt. In diesem Fall können die Angaben bis zu dreimal berichtigt werden, worauf jeweils eine erneute Erhebung, Speicherung, Verwendung und Verifizierung erfolgt. Sofern auch nach der dritten Berichtigung das Ergebnis einer antragsgemäßen Entscheidung entgegenstünde, wird der internetbasierte Dialog zur internetbasierten Antragstellung abgebrochen.
Zur Bearbeitung Ihres Antrages werden die in das Portal eingegebenen und von diesem Portal erstellten Daten zusammen mit der vollständig durch eine automatische Einrichtung des Portals erlassenen Entscheidung (automatisierte Entscheidung) an die zuständige Kfz-Zulassungsbehörde übermittelt. Die Übermittlung erfolgt nach Abruf der automatisierten Entscheidung durch die antragstellende Person oder spätestens nach dem Ende deren Bereitstellungsdauer. Sofern die maschinelle Prüfung scheitert, wird die Entscheidung der zuständigen Zulassungsbehörde übertragen, ohne dass diese an das Ergebnis der maschinellen Vorprüfung im Portal gebunden ist. Die Übermittlung der Daten und der automatisierten Entscheidung erfolgt elektronisch über ein vom Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) eingerichtetes Verfahren. Die im Portal zu dem jeweiligen Dialog gespeicherten Daten werden entweder unverzüglich nach ihrer Übermittlung oder, bei einem Abbruch des Vorgangs, spätestens 30 Minuten nach dem Abbruch gemäß § 19 Absatz 1 Satz 6 FZV gelöscht. Bei der Übermittlung der Daten und der automatisierten Entscheidung wird angegeben, dass es sich um die Daten und die Entscheidung eines internetbasierten Antrags handelt. Protokolldaten werden gemäß § 18 Absatz 3 Satz 3 FZV durch geeignete Vorkehrungen gegen zweckfremde Verwendung sowie gegen sonstigen Missbrauch geschützt und sechs Monate nach ihrer Erstellung automatisiert gelöscht. Ergibt sich innerhalb dieser Frist der Bedarf für eine längere Speicherung zum Zweck der Datenschutzkontrolle oder der Datensicherheit, so werden die Protokolldaten unverzüglich nach Fortfall dieses Bedarfs gelöscht. Das Verfahren der internetbasierten Zulassungsverfahren für Fahrzeuge ist ohne das Erheben, die Übermittlung und temporäre Speicherung von personenbezogenen Daten nicht möglich.